Raadsvragen procesverbetering post en archief.

Door op 08 november 2023

In de afgelopen periode hebben wij tijdens diverse raadsavonden en met voorbeelden van inwoners kenbaar gemaakt dat wij het onaanvaardbaar vinden dat schriftelijke bescheiden in de systemen van de gemeente soms moeilijk terug te vinden zijn, dan wel zoek of onvindbaar zijn. Hierdoor zijn zaken onvolledig en duurt de afhandeling extra lang. Tijdens de raadsavond van 31 oktober jl. heeft wethouder Joosten aangegeven dat de signalen serieus worden genomen en dat binnen de gemeente interne procedures zijn en worden opgestart om te komen tot procesverbetering op dit punt.

Naar aanleiding van vorenstaande hebben wij de navolgende raadvragen:

1. Wij willen graag weten hoe de procedure nu is en hoe u deze gaat verbeteren?

2. Hoe is de coördinatie, het toezicht en dus ook de verantwoordelijkheid op de voortgang van zaken     geregeld? Hebben we hiervoor een duidelijke procedure?

3. Als inwoners post persoonlijk komen afgeven bij de balie, worden enveloppen open gemaakt en wordt de     eerste pagina gekopieerd en gestempeld. Is dit de wijze om met vertrouwelijke stukken om te gaan? Hoe     kijkt u hier tegen aan?

4. Hoe vindt registratie plaats van correspondentie geadresseerd aan een ambtenaar persoonlijk, hierbij gelet     op het briefgeheim?



Graag ontvangen wij antwoord op deze vragen.